「システムの月例報告会ってどんなことをやっているんですか?」こんな声が、聞かれました。システム開発業者との定例会は毎月実施、結果を社内へ報告して情報共有していますが日々のシステム管理の事は知らない方も多いと思うので今回、ご紹介します。
県社協の『避難者生活再建支援システム』は副センター長と地区(3地区)の担当者各1名(計4名)、システム開発業者は、SE3名、営業1名の体制で管理、基本、オンラインで月例報告会を開催しています。そのうち4半期に1回は対面での打ち合わせにしています。
報告会はシステム開発業者から「月次報告書」が提出され、1カ月間のソフトウェア、ハードウェアの稼働状況の報告があります。(システムの利用状況も含まれます。)また、市町村社協のヘルプデスクへの問合せは全て「応対記録一覧表」に記載され「月次報告書」に添付されます。
いつ、どこの社協から、どんな問い合わせがあったかが詳細に記録されています。問合せには管理番号が附番され、カテゴリ別に分けて管理されます。そのうちシステム改修が必要なものは「課題管理表」にも掲載されて別の専用管理番号が附番されて「月次報告書」に添付されます。
「応対記録一覧表」の管理番号と「課題管理表」の管理番号とは紐づけされているのでどこの社協からの問合せで発生したシステム改修かもわかるようになっています。「課題管理表」に載った案件は対応終了迄の対応経過が時系列に記載され、改修したシステムがリリースされる迄、管理対象案件となり月次報告会で改修作業の進捗が報告されます。
システム改修は県社協とシステム開発業者間で協議の上、決定します。システム改修と判断した案件は、改修の内容とテスト結果の確認内容、リリース日を決定し、県社協が「顧客対応処置票」を起票してシステム改修をシステム開発業者に依頼します。「顧客対応処置票」の発行で、作業着手からリリースまでのスケジュール表、改修設計書、テスト内容、成果品一覧等必要に応じて資料がシステム開発業者から県社協に提示され、県社協は提示資料の内容が「顧客対応処置票」で依頼した内容と相違ないか確認し、システム改修着手に承認をします。
承認後はシステム改修作業が実施され、完了の連絡が県社協に来ます。完了の連絡を受け、県社協では検証環境で再テストを実施し、改修に間違いがない事を確認します。
これらの工程で確認がとれた時のみ、県社協からシステム開発業者へ本番環境へのリリース依頼をします。リリース終了でシステム改修は完了となりますが、不備が確認された時は、状況をシステム開発業者へ連絡し、原因を調査し、不具合を改修して再テストを実施します。
上記工程はシステム改修の規模には関係なく必ず実施される工程です。
「たったこれだけの事なのに。」と思うかもしれませんが、安心して利用できるシステムの維持、管理のためには絶対に必要な工程です。
私たち担当者は最大の注意を払いながら、もれなく実施しています。どこかの工程を省略すれば必ず事故につながるとの思いで業務にあたっていますのでご理解頂き、システムを効率よくご利用いただき業務に役立てていただければ幸いです。
総括生活支援員
湊 浩之
